Каковы требования к оформлению копии документа?

Правила оформления и выдачи копий документов

Каковы требования к оформлению копии документа?

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Реферат

«Правила оформления и выдачи копий документов»

f

Введение

1. Теоретические аспекты копирования документации

1.1 Организация работы с документами и их копиями

1.2 Обработка исходящих документов или их копий

2. Подготовка и выдача копий документов

2.1 Нормативное регулирование выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав граждан

2.2 Порядок рассмотрения заявлений граждан о выдаче копий документов

2.3 Заверенная копия документа организации

2.4 Подготовка копий документов для налоговых проверок

Заключение

Список литературы

fВведение

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы.

Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны.

Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление, оформление и выдача документов и их копий в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

f1. Теоретические аспекты копирования документации

1.1 Организация работы с документами и их копиями

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив.

Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах.

С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.

Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.

В обязанности секретаря в плане работы с документами входит:

а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

б) оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т. п..;

в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

г) оформление протоколов рассылок выписок из них;

д) анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

ё) прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

ж) организация приемов посетителей;

з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации.

В документационном обеспечении управления (ДОУ) можно выделить три группы документов:

а) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация;

б) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;

в) исходящие (отправляемые в другие организации) – письма, планово-отчетная документация, копии документов.

1.2 Обработка исходящих документов или их копий

Исходящими называются документы, или их копии, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:

а) составление проекта документа секретарем;

б) согласование проекта документа с компетентными лицами;

в) проверка правильности оформления проекта документа;

г) подписание документа руководителем;

д) регистрация документа;

е) отправка документа адресату;

ё) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект документа составляется секретарем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись секретарь должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов.

Пунктом 2.1.29 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Источник: https://otherreferats.allbest.ru/audit/00049807_0.html

9 Апреля 2018Требования к оформлению документов

Каковы требования к оформлению копии документа?

Эта статья рассчитана в основном на новичков в кадровом деле, однако и «старожилы» могут почерпнуть из нее что‑то полезное. Какие локальные нормативные акты по учету персонала должны быть утверждены в учреждении? Как грамотно их оформлять? Есть ли установленные правила нумерации изданных приказов? На названные и другие вопросы – ответы далее.

Основы делопроизводства

Документы кадрового учета условно можно разделить на несколько групп.

По порядку применения выделяются две категории:

  • обязательные для применения во всех организациях (как правило, преду­смотренные трудовым законодательством) документы;
  • рекомендованные.

По типу документов:

  • локальные нормативные акты;
  • документы, используемые для оформления трудовых отношений.

Примерное представление о том, какие документы должны оформлять работники кадровой службы, можно получить, прочитав соответствующие разделы Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011‑93[1]. Приведем выдержки из данного документа.

КодНаименование формы
Документация по распорядительной деятельности организации
0252051Должностная инструкция
0252111Положение о структурном подразделении
0252131Правила внутреннего трудового распорядка
0252211Структура и штатная численность
0252251Штатное расписание
Документация по приему на работу
0281151Приказ о приеме на работу
Документация по переводу на другую работу
0282071Заявление о переводе на другую работу
0282151Приказ о переводе на другую работу
Документация по увольнению с работы
0283071Заявление об увольнении
0283151Приказ об увольнении
Документация по оформлению отпусков
0284021График отпусков
0284071Заявление о предоставлении отпуска
0284151Приказ о предоставлении отпуска
Документация по оформлению поощрений
0285141Представление о поощрении
0285151Приказ о поощрении
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
0286041Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286091Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286151Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Документация по учету труда и его оплаты
0301003Учетная карточка научного работника Т-4
0301007Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы Т-12
0301008Табель учета использования рабочего времени Т-13
0301009Расчетно-платежная ведомость Т-49
0301010Расчетная ведомость Т-51
0301011Платежная ведомость Т-53
0301012Лицевой счет Т-54
0301013Лицевой счет Т-54а
0301028Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки ТК-1 (гос)
0301029Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки
0504421Табель учета использования рабочего времени

Формы первичных учетных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Примечание

С 1 января 2013 года формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Организация может разрабатывать формы документов самостоятельно.

Итак, организация может утверждать и вводить во внутренний документооборот свои документы. Требования к их заполнению (в том числе состав реквизитов, правила их оформления, схемы расположения на листе и пр.) определены:

– в настоящее время – ГОСТ Р 6.30‑2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[2];

Источник: http://pravcons.ru/articles/publ/trebovaniya-k-oformleniyu-dokumentov/

Требования к оформлению копий документов – Энциклопедия по экономике

Каковы требования к оформлению копии документа?
Требования к оформлению копий документов
 [c.134]

В частности, в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству (параграф 4.1.

4) копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ, после чего направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Заверенная печатью копия обязательно направляется также исполнителю данного документа и в службу ДОУ. Пример оформления копии документа приведен в приложении 57.
 [c.136]

Телефакс (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграфной и телексной эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов.
 [c.186]

В графе 4 таблицы налогоплательщик, получивший в отчетном году вознаграждение, должен указать расходы, связанные с созданием произведения или осуществлением работ, подпадающих под авторское право, и за которые выплачиваются вознаграждения.

Произведенные расходы должны быть подтверждены документально. Документы или их копии, подтверждающие такие расходы, должны быть приложены к декларации, подаваемой в налоговый орган. Требования, предъявляемые к оформлению этих документов, указаны в разделе 2.

1.5.
 [c.145]

На каждого сотрудника учреждения, организации, предприятия в отделе кадров заводится личное дело. В него помещают документы, заполненные сотрудником при приеме на работу заявление, личный листок или анкету, автобиографию.

Кроме того, в личное дело помещают копии документов об образовании, выписку из приказа по личному составу о приеме на работу и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Все эти документы подшивают в папку-скоросшиватель, обложка которой должна быть оформлена в соответствии с требованиями ГОСТ 17914—72 Обложки дел длительного хранения . Образец оформления обложки личного дела приведен на с. 315.
 [c.314]

Отпуски писем должны быть заверены, иметь индекс и дату. Работникам служб документации необходимо строго соблюдать требования к оформлению копий исходящих документов, в первую очередь документов постоянного срока хранения, так как это обязательное условие будущего использования документов. Ценность документа с отметкой незавершенная копия значительно снижается.
 [c.346]

Исполняющий банк проверяет правильность и полноту оформления клиентом заявления об отказе от акцепта, а также наличие основания для отказа. При полном отказе от акцепта платежное требование -изымается из картотеки и в тот же день подлежит возврату в банк-эмитент вместе со вторым экземпляром заявления об отказе от акцепта для возврата получателю средств.

Первый экземпляр заявления об отказе от акцепта с копией платежного требования помещается в документы дня банка плательщика в качестве основания возврата расчетного документа без оплаты и списания с внебалансового счета № 90901, третий экземпляр заявления возвращается плательщику в качестве расписки в получении заявления об отказе от акцепта.
 [c.

184]

Правила хранения, учета и обращения конструкторской документации определяются ГОСТ 2.501—68 и 2.502—68. В отделе (бюро) технической документации (рис. 4.2) хранятся подлинники, архивные, контрольные и рабочие копии.

Последние по требованиям выдаются в подразделения завода.

Подлинники же конструкторских документов выдаются только для изготовления копий и дубликатов, а также внесения изменений при наличии полностью оформленного Извещения об измене-
 [c.99]

Поскольку для производства продукции необходимы сырье, материалы, комплектующие изделия, они должны поступать со склада в производственный цех. Для оформления получения материалов мастер производственного цеха заполняет бланк требования на получение материалов и представляет его кладовщику.

Копии требования на материалы направляются в бухгалтерию, там они используются как основание для записи бухгалтерской проводки по счетам “Материалы” и “Основное производство” на величину стоимости материалов, указанной в карточке учета затрат.

Документ, подобный требованию на отпуск материалов и используемый как основание для бухгалтерской проводки, называется первичным документом.
 [c.39]

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. В дело не помещают документы, несоответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.
 [c.270]

При отсутствии расхождений между документами, указанными в пункте 14 настоящего Положения, и при выполнении всех иных требований таможенного законодательства должностное лицо таможенного органа, осуществляющее таможенное оформление товаров, подписывает копию Паспорта и удостоверяет свою подпись личной номерной печатью. Подписанные должностным лицом таможенного органа копии Паспортов вместе с экземпляром ГТД остаются в делах таможенного органа.
 [c.460]

Функции бухгалтерии, работающей в системе Галактика , состоят в том, что ее сотрудниками должны формироваться проводки по счетам бухгалтерского учета на первичные документы, принятые к учету, а также осуществляться контроль за оформлением и предоставлением твердых копий первичных учетных документов в соответствии с требованиями законодательства, формироваться отчетные формы для внешних и внутренних пользователей бухгалтерской отчетности.
 [c.179]

При приеме оферты секретариат тендерного комитета проверяет соблюдение всех установленных требований.

Если во внешнем конверте отсутствует хотя бы один из вышеуказанных документов (запечатанный внутренний конверт, заявка, банковская гарантия или копия платежного документа о внесении задатка), то тендерный комитет на своем заседании может принять решение об отказе в приемке оферты, оформленное соответствующим протоколом, о чем высылается уведомление претенденту.
 [c.103]

Образующаяся в процессе управленческой деятельности документация, как правило, после стадий составления, согласования, оформления и изготовления становится объектом дальнейших управленческих процедур.

Эти процедуры осуществляются одновременно различными звеньями управленческого аппарата (например, приказ министра требует проработки во всех главных управлениях министерства), в связи с чем возникает потребность в оперативном изготовлении определенного количества копий того или иного документа.

Количество таких копий может колебаться от нескольких единиц до 1 тыс. экземпляров. Причем требования к каче-честву воспроизводимых оригиналов различны.
 [c.207]

Таможенные органы принимают экспортные товары к таможенному оформлению только при предъявлении им в дополнение к прочим документам, предусмотренным таможенным законодательством, заверенной в банке ксерокопии паспорта сделки, а также копии грузовой таможенной декларации на оформляемый груз.

Таможенные органы проверяют соответствие данных в представленных документах, а также соответствие подписей и оттисков печатей банка.

В случае отсутствия расхождений и при выполнении всех иных требований таможенного законодательства РФ должностное лицо таможенного органа подписывает копию паспорта сделки и копию грузовой таможенной декларации и ставит на указанных документах свою личную номерную печать.
 [c.500]

Общие требования к оформлению копий документов определены ПСдаЗййости, в соответствии с подп. 2.3.2.5 ГСДОУ предприятие (организация, учреждение) может выдавать копии только тех документов, которые создаются в самом предприятии (указанное положение, однако, не распространяется на архивные учреждения и нотариат. —Авт.).
 [c.135]

Фактически выписка выполняет функции копии документа. Учитывая, что в единых нормативно-правовых актах по вопросам документационного обеспечения (ГОСТ геДОЗДОТиповая инструкция по делопроизводству) требования к оформлению выписок не определены, представляется до-
 [c.136]

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДОУ.
 [c.190]

В случае, когда к исковому заявлению не приложен надлежаще оформленный документ, подтверждающий уплату государственной пошлины или отсылку копии искового заявления другой стороне, Государственный арбитраж оставляет заявление без движения, о чем извещает истца и предоставляет ему срок для устранения недостатков. После выполнения истцом этого требования исковое заявление считается поданным в день первоначального представления его в Арбитраж. При невыполне-
 [c.23]

Источник: https://economy-ru.info/info/188310/

Все по одной теме Оформление документов в организации Автор Аналитическая редакция АПС «Бизнес-Инфо»

Каковы требования к оформлению копии документа?

СправочноБланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (п.21 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)).

Устанавливается два вида бланков документов:

• общий бланк;

• бланк для письма (п.4.1 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83).

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.).

Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

В обязательном порядке на бланках оформляются:

• распорядительные документы организации;

• письма и справки, которые являются внешними, то есть направляются сторонним юридическим или физическим лицам.

Обратите внимание!На бланке оформляется только первая страница документа (п.4.2 СТБ 6.38-2016).

Нанесение реквизитов на бланк

Название реквизитовБланк для письмаОбщий бланк
Государственный герб Республики Беларусь.Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).Код организации.Наименование вышестоящей организации.Наименование организации.Наименование структурного подразделения.Почтовый адрес отправителя.Коммуникационные и коммерческие данныеГосударственный герб Республики Беларусь.Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).Код организации.Наименование вышестоящей организации.Наименование организации.Наименование структурного подразделения.Место составления или издания
Ограничительные отметки и линии для реквизитовДата документа.Регистрационный индекс.Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документаДата документаРегистрационный индекс
Обратите внимание!Необходимость проставления кода организации и кода документа определяется организацией (пп.38, 39 Инструкции по делопроизводству).

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового варианта расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.

Дополнительно по теме:

Специальный бланк для приказов с угловым расположением реквизитов (пример).

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей (п.27 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме:

Бланк приказа государственной организации с продольным расположением реквизитов на двух языках (пример).

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Дополнительно по теме:

Специальный бланк для приказов (центрованный способ расположения реквизитов) на двух языках (пример).

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Дополнительно по теме:

Специальный бланк для приказов (флаговый способ расположения реквизитов) на двух языках (пример).

При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках (п.30 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме:

Необходимо ли оформлять реквизиты бланка для письма на двух языках?

Бланки документов: виды, требования к оформлению реквизитов.

Бланки документов: примеры оформления.

Форма документа:

Бланк для письма организации на двух языках (белорусский и английский) (пример).

Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Так, право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов предоставляется только государственным органам и иным государственным организациям.

Иным организациям такое право может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке (п.1 Указа Президента Республики Беларусь от 28.06.

2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»).

Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам государственных органов и иных государственных организаций (п.1 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172).

Дополнительно по теме:

Каким должно быть изображение герба на бланке в реквизите «Государственный герб Республики Беларусь» – цветным или черно-белым? Закреплено ли это в каком-либо документе?

Допускается ли использовать бланк для письма в государственной организации без изображения Государственного герба Республики Беларусь? Можно ли использовать такой бланк при осуществлении внутренней переписки? Если такой вариант допустим, то каким нормативным правовым актом это предусмотрено?

При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более 5-7 строк текста (п.24 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме:

Источник: http://bii.by/tx.dll?d=295590

Реквизиты: понятие, классификация, виды. Юридическая сила документа

Каковы требования к оформлению копии документа?

Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей – информационных элементов, называемых реквизитами документа. Реквизиты документов классифицируются следующим образом:

  • постоянные и переменные: Постоянные реквизиты – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа; Переменные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.
  • основные (обязательные) и второстепенные: Основные (обязательные) реквизиты – совокупность реквизитов, без которых документ не имеет юридической силы. Второстепенные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих основные. [3]

Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.

Состав и правила оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

Состав и порядок применения реквизитов деловых документов

При подготовке и оформлении деловых документов используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации. Изображается только в случаях, предусмотренных действующим законодательством (бланки министерств, ведомств, органов государственной власти).

02 – герб субъекта Российской Федерации. Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства – Российская Федерация.

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Часто в качестве эмблемы используется товарный знак предприятия.

Могут применяться, если они зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их использование. Эмблема не воспроизводится при помещении на бланках гербов Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.

04 – код организации. Код организации имеют все зарегистрированные предприятия, его проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является своеобразным подтверждением правомочности организации или предприятия – составителя документа.

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 – код формы документа. Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 – наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

09 – справочные данные об организации. Включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

В соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов, факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

Реквизиты 08 и 09 являются взаимоисключающими, последний используется только для писем.

10 – наименование вида документа (для деловых писем не используется) должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11 – дата документа. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Год в дате оформляется четырьмя цифрами.

12 – регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 – ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа при составлении ответного.

14 – место составления или издания документа. Используют в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

15 – адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения (указываются в именительном падеже), должностные или физические лица.

16 – гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения

17 – резолюция. Выполняется на документе руководителем предприятия или руководителем структурного подразделения. В состав резолюции включаются: фамилии исполнителей (возможно указание их должностей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.

18 – заголовок к тексту – краткое содержание документа. Обязателен для всех документов, за исключением кратких документов (сопроводительные письма и др.). В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

19 – отметка о контроле исполнения документа. Оформляется буквой «К», словом или штампом «Контроль» цветными чернилами или мастикой. Место расположения реквизита – верхняя правая часть документа.

20 – текст документа – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Является основным реквизитом любого делового документа.

Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

21 – отметка о наличии приложения, названного в тексте.

22 – подпись руководителя. В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 – гриф согласования документа. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24 – визы согласования документа. Включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего.

Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны листа подлинника. Если подлинник документа отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, при необходимости, полистное визирование документа и его приложений.

25 – печать – заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами.

26 – отметка о заверении копии. Ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

27 – отметка об исполнителе. Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 – отметка о поступлении документа в организацию. Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 – идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. [1]

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов и придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия.

Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем (например, коммерческая операция, оформленная посредством этого документа).

Требования к изложению и форме документа определяет вид документа. Основными требованиями являются:

  • использование официально-делового стиля и соблюдение грамматических правил используемого языка;
  • соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
  • актуальность излагаемой информации (адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность и исключение повторов, лаконичность и обстоятельность).

Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения, согласования, заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.

Список использованных источников

Источник: http://www.ekonomika-st.ru/drugie/delopr/delopr-4.html

Ветка права
Добавить комментарий