Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • Номенклатуры дел отделов

    Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

    Бухгалтерия

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    Юридический

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

    Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

    Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

    Отдел кадров

    В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

    1. Составленные кадровиком.
    2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
    3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

    Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  • Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.
  • Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  • Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  • Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.
  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.
  • Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

    Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

    Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

    Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Как правильно составить?

    Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

    При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

    Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

    В перечень в обязательном порядке включают:

    • Устав организации.
    • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
    • Номенклатура дел подразделений.
    • Штатное расписание.
    • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
    • Должностные инструкции.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

    Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

    Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

    • Номер (индекс) дела.
    • Наименование его.
    • Количество папок (единиц хранения) в деле.
    • Срок хранения дела.

    Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

    Порядок составления и утверждения

    Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

    Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

    После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

    Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

    Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

    Источник: https://bizakon.ru/kadry/nomenklatura-del-otdela.html

    Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

    Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

    Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

    Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

    Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

    Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

    Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

    Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

    1. Положением о создании организации либо Уставом.
    2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
    3. Штатным расписанием на текущий год.
    4. Номенклатурой дел прошлых лет.
    5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
    6. Регистрационными формами учреждения.
    7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
    8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

    Сфера предназначения

    Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

    Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

    • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
    • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
    • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
    • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

    Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

    Виды номенклатуры

    В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

    1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
    2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
    3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

    Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

    Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

    Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

    Правила формирования

    Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

    Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

    Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

    Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

    Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

    Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

    Как не упустить главного

    Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

    Шаг 1. Назначьте ответственного.

    Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

    Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

    Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

    Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

    Шаг 3. Объединение.

    Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

    Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

    Шаг 4. Утвердите приказ.

    Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

    Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

    Скачать

    Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

    Как составить опись дел

    Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

    Наименование реквизита
    ИндексЦифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
    НаименованиеЗаголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
    Количество единиц храненияОтражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
    Сроки храненияУказываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
    ПримечанияДополнительная информация, заполняется при необходимости.

    Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

    Сроки хранения

    Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

    Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

    Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

    • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

    Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii

    Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения

    Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

    Номенклатура дел необходима в организации для учета, упорядочивания и правильного хранения документации. В статье расскажем, как её составить и оформить, кто ее утверждает. Скачайте образец с пояснениями.

    Что такое номенклатура дел в делопроизводстве

    Ни одно предприятие не может работать без принятия множества всевозможных документов. Их количество растет, со временем в них становится все труднее ориентироваться. Чтобы в итоге не утонуть во всей этой бумажной массе, ее нужно систематизировать. Номенклатура дел – это систематизированный перечень, учитывающий все важные документы – учредительные, приказы, исходящие, входящие и т.д.

    Конечно, каждый ответственный делопроизводитель раскладывает бумаги по соответствующим папкам, сортируя их по темам или по отделам. В итоговом регистре все эти папки фиксируются с обозначением сроков хранения.

    Это облегчает их поиск и последующую передачу в архив. Формирование номенклатуры дел обязательно не для всех. ФЗ № 125 от 22.10.2004 предписывает создавать ее всем предприятиям, передающим бумаги в госархив.

    К ним относятся:

    • государственные и муниципальные конторы;
    • негосударственные компании в части документов, касающихся госсобственности;
    • негосударственные компании, заключившие договор с госархивом.

    И все же, прочим организациям также не помешает упорядочивание документооборота. Если компания крупная, имеет много отделов, и, соответственно, большое количество бумажной рутины, системное хранение всей этой документации будет полезно, облегчит поиск и упростит процедуру выявления устаревших документов, которым пора отправляться в архив или на уничтожение.

    Виды номенклатуры дел

    Номенклатура дел бывает трех видов:

    • Типовая. Это стандартный нормативный бланк, подходящий для компаний одного типа и определяющий перечень дел, которые будут описаны.
    • Примерная. Из названия понятно, что список включаемых дел определен не строго, а лишь в общих чертах. Он может быть расширен или уменьшен, но все же при его составлении лучше максимально придерживаться рекомендованного перечня.
    • Индивидуальная. Основываясь на первых двух видах, каждая компания вправе разработать свой собственный, индивидуальный вариант, в котором будут учтены особенности документооборота конкретного предприятия.

    Мелкие компании обычно обходятся одной номенклатурой, а крупные составляют отдельную для каждого структурного подразделения и по мере готовности объединяют их в сводную.

    Составление номенклатуры дел

    Регистр на будущий год составляется ближе к окончанию текущего календарного года, в декабре. Занимаются этим вопросом руководители отделов, если таковые имеются, если же их нет, ответственность за составление берет на себя делопроизводитель, секретарь или кадровик.

    Задача это довольно рутинная и имеет обыкновение затягиваться. В таком случае директору целесообразно издать приказ о сроках сдачи для подразделений. Для учреждений, обязанных законом к разработке номенклатуры дел, форма приведена в приказе Минкульта №526 от 31.03.2015. Прочие компании также могут использовать этот бланк, по своему усмотрению добавляя или убирая разделы.

    Чтобы структура номенклатуры дел была понятна, в ней должны присутствовать данные:

    • название компании;
    • номер и дата составления;
    • список включенных документов;
    • подписи ответственных лиц.

    Если дела включают несколько томов, об этом делается отметка. Нет ограничений относительно того, как составить номенклатуру дел организации в 2019 – в бумажном виде или электронном. Все больше компаний переходит на электронный формат, это проще и удобнее.

    Кто утверждает

    «Основные Правила работы архивов организаций» четко оговаривают, что номенклатура согласовывается с госархивом раз в пять лет, уточняется там же ежегодно, затем утверждается приказом директора, чтобы можно было начать вести ее с первого дня нового года. Это касается тех компаний, которые обязаны создавать регистры, остальным фирмам согласование госархива не требуется.

    Оформление номенклатуры дел

    Оформлять номенклатуру дел организации нужно грамотно и аккуратно, в особенности, если предстоит ее сдача в госархив.

    В документах, содержащих несколько листов, страницы нумеруются, комплект прошивается, заверяется на обороте контрольным листком с датой, количеством листов и подписью ответственного.

    На титульном листе, помимо стандартной общей информации, проставляется отметка об утверждении и автограф директора.

    Основная часть оформляется в виде таблицы с графами, описывающими каждое включенное в перечень дело:

    • индекс;
    • заголовок;
    • количество томов (заполняется в конце года);
    • срок хранения со ссылкой на законодательный акт (в соответствии с пр. Минкульта № 558 от 25.08.2010 или иным законом);
    • примечания.

    Завершает документ подпись сотрудника, его составившего. Закон обязывает создавать четыре экземпляра:

    • для хранения в службе документального обеспечения (при ее отсутствии – у директора, секретаря или кадровика);
    • для применения в работе делопроизводителя;
    • для хранения в архиве предприятия;
    • для хранения в госархиве.

    По необходимости копии рассылаются в структурные подразделения.

    • Как кадровику оформить право подписывать документы

    Срок хранения номенклатуры дел в организации

    Ст. 200, п. а «Перечня типовых управленческих архивных документов» предписывает постоянное хранение. В подразделениях – до замены новыми и не ранее 3 лет после передачи в архив или уничтожения учтенных.

    Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098157-19-m1-nomenklatura-del-organizatsii-v-2019-godu

    Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год образец бюджетникам

    Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

    Чем крупнее компания, тем больше в ней ежегодный документооборот, это касается и отделов кадров. Уже при приеме сотрудника на работу на него заполняется личная карточка, после этого его личное дело пополняется новыми бумагами.

    Номенклатура дел отдела кадров на год представляет собой систематизированный перечень всех документов, с которыми пришлось работать отделу в течение года, он позволяет быстрее обрабатывать весь массив документации, а также быстро находить нужные бумаги.

    В данном материале мы рассматриваем номенклатуру дел с новыми сроками хранения документов в отделе кадров. На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации.

    Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения.

    Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

    • Для жителей Москвы и МО – +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
    • Санкт-Петербург и Лен. область – +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

    В целях организации документооборота: порядок приёма, учёта, прохождения, контроля, а также подготовки, оформления и рассылки служебных документов, подготовки документов к последующему хранению и использованию администрация Коммунаровского сельсовета Красногвардейского района Ставропольского края.

    Утвердить инструкцию по делопроизводству согласно приложению. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

    Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на управляющего делами администрации Коммунаровского сельсовета.

    С содержанием проектов постановлений, распоряжений администрации далее — правовые акты администрации , других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению распространению без разрешения руководства администрации.

    В конце года служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой . номенклатуры дел для однородных организаций (отделов ЗАГС, «служб . при анализе документов в бухгалтерии бюджетной организации может .. Кадры и HR.

    Настоящий приказ вводится в действие с 1 декабря года и . 7) заседаний Республиканской бюджетной комиссии, бюджетных комиссий области, .. Номенклатуры дел структурных подразделений – до замены новыми, но не Документы о состоянии и проверке работы с кадрами ( доклады, сводки.

    Утвердить номенклатуру дел администрации Коммунаровского . Исполненные документы передаются в отдел по организационным и . регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. . Номенклатура дел в конце каждого года уточняется ответственным ..

    Работа с кадрами.

    Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год – образец

    В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров.

    При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено.

    Следовательно, если в деятельности вашей организации формирование личных дел не предусмотрено, то удалите ставшим лишним для вас дело из примера номенклатуры дел. А вот если справки с места работы выдаются очень активно, то целесообразно выделить их в самостоятельное дело и т. Основная идея образца, думаю, понятна.

    Очень подробно вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел , а также методике заполнения ее формы в предыдущих публикациях были уже рассмотрены в подробностях. Кому интересно — посмотрите. Раз вы читаете данную статью, то очень велика вероятность, что вам как раз будет интересно.

    Для определения сроков хранения использован последний действующий типовой перечень документов года, просмотреть или скачать его можно по ссылке. Там же по ссылке имеются сведения о других повсеместно используемых перечнях документов.

    Если для организации, в которой вы работаете, составлен ведомственный или отраслевой перечень, то естественно необходимо оформлять ссылки на статьи и сроки хранения согласно такому перечню. У вас есть возможность получить приведенный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Буду надеяться, что данная статья оказалась полезной в плане организации делопроизводства. У меня это работает. Подскажите, пожалуйста, на примере.

    Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

    Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Н оменклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 1.

    Цель создания номенклатуры дел – закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов , возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы то есть в дела с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями заголовками дел.

    Основы делопроизводства в учреждении. Требования к оформлению документов

    Номенклатура дел отдела кадров на год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье.

    Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы. Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура. Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы.

    Структура номенклатуры отдела кадров.

    Номенклатура дел отдела кадров

    Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации.

    Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации.

    Актуальный образец номенклатуры дел на год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации. Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

    Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения.

    Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

    Об утверждении Положения о порядке формирования Типовой номенклатуры дел администрации города Красноярска. В целях совершенствования документационного обеспечения и упорядочения формирования дел, в соответствии c распоряжением администрации города от Утвердить Положение о порядке формирования Типовой номенклатуры дел администрации города Красноярска согласно приложению.

    Руководителям органов администрации города обеспечить порядок формирования номенклатуры дел в органах администрации города и своевременную передачу дел в муниципальное архивное учреждение.

    Управлению делами, управлению информатизации и связи администрации города обеспечить размещение Положения о порядке формирования Типовой номенклатуры дел администрации города Красноярска на портале администрации города.

    Утвердить номенклатуру дел администрации Коммунаровского . Исполненные документы передаются в отдел по организационным и . регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. . Номенклатура дел в конце каждого года уточняется ответственным ..

    Работа с кадрами. Требования к оформлению документов»;; с 1 июля года – ГОСТ Р . дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). .

    Контрольное управление, специалист отдела кадров, +7 () ‑45‑67, Образцы бланков документов – в приложении «В» к названному.

    Утвердить номенклатуру дел на годы в Министерстве Кабардино-Балкарской Республики от 26 января года N ОД служащих отдела государственной службы, кадров и делопроизводства и бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора АО « Кодекс»,

    Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год.

    Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую если до сих пор она ни разу не создавалась , либо уточненную и обновленную если этот документ организации знаком.

    Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Минкультуры России от

    О делопроизводстве, архиве и номенклатуре дел администрации коммунаровского сельсовета

    Формы первичных учетных документов, применяемых государственными муниципальными учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от Следование указанным правилам считается хорошим тоном. ГОСТ Р 7. Адресатом документа может быть:. Текст документа реквизит 18 может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Применяются следующие способы изложения текста.

    Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год

    Приказ и. Утвердить прилагаемый Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения.

    Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:.

    Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан. Настоящий приказ вводится в действие с 1 декабря года и подлежит официальному опубликованию.

    Разработка номенклатуры дел: классика жанра

    В целях упорядочения системы документооборота в Министерстве энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики приказываю: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики.

    Утвердить номенклатуру дел на годы в Министерстве энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики. Утверждена Приказом Министерства энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики от 26 января года N ОД. Общие положения 1.

    Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики далее – Правила делопроизводства , утвержденные Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта года N ПП , Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, утвержденные Приказом АС Кабардино-Балкарской Республики от 11 марта года N 76 далее – Методические рекомендации , а также Положение о Министерстве, внутренний регламент Министерства.

    .

    .

    Источник: https://4ayan.ru/trudovoe-pravo/nomenklatura-del-otdela-kadrov-na-2019-god-obrazets-byudzhetnikam.php

    Номенклатура в организации

    Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

    В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

    Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

    Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

    Понятие и назначение номенклатуры дел

    Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

    Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

    Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

    Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

    Порядок составления номенклатуры

    Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

    В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

    Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

    Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу.

    Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

    Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

    Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

    Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

    Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

    • Она оформляется на листе бумаги А-4.
    • Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
    • Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
    • Далее идет табличная часть документа.
    • В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
    • При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
    • В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

    При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

    В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

    Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

    Для кого обязательна

    В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно.

    Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия.

    Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

    Источник: https://velereya.ru/nomenklatura-v-organizatsii/

    Ветка права
    Добавить комментарий