Обязательные реквизиты первичных документов: перечень 2019 года

Первичные документы бухгалтерского учета: что это такое, перечень, сроки хранения

Обязательные реквизиты первичных документов: перечень 2019 года

Первичные документы необходимы для ведения бухгалтерского учета и налогообложения. В статье – перечень наиболее востребованных типовых бланков, справочники на 2019 год и ссылки на полезные сервисы.

Внимание! Эти справочники помогут вам оформить первичные документы в соответствии со всеми требованиями законодательства:

Первичные документы – это имеющее юридическую силу подтверждение факта совершения хозяйственной операции и ее количественных показателей, например, стоимости объекта учета в рублях.

Без «первички» невозможно учесть доходы или расходы для целей налогообложения, правильно рассчитать налоговые платежи, заполнить декларации, сделать бухгалтерские проводки и составить бухотчетность.

Отсутствие первичных документов – это серьезное нарушение налогового законодательства.

Качественная «первичка» онлайн

При большом объеме операций составление необходимых документов может занимать много времени. Особенно если их оформляют вручную. Также сложности возникают при документальном оформлении разовых или сложных операций и сделок. Но можно упростить себе работу и сэкономить время.

Работайте с документами в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую «первичку». Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

Оформить первичку онлайн

Первичные документы – это …

Первичные учетные документы – это бланки, заполненные по установленным правилам и применяемые для целей бухучета и налогообложения, которые выполняют следующие функции.

  1. Подтверждают факт совершения той или иной хозяйственной операции.
  2. Содержат числовые характеристики и другие подробности, позволяющие отразить операцию в бухучете и учесть ее при налогообложении.

В соответствии с действующим российским законодательством оформлять «первичку» по фактам хозяйственной жизни должны:

  • коммерческие и некоммерческие организации,
  • предприниматели,
  • лица, ведущие частную практику,
  • обособленные подразделения иностранных юрлиц;
  • госорганы, госструктуры и Банк России.

При этом под фактом хозяйственной жизни понимается операция (событие, сделка), влияющая на показали бухотчетности – Баланса, Отчета о финансовых результатах или Отчета о движении денежных средств.

На первичных учетных документах основывается вся система контроля за коммерческой деятельностью фирм и предпринимателей.

Именно на основании «первички» в конечном счете формируется отчетность, рассчитываются и перечисляются налоговые платежи. Поэтому оформление этой документации подробно регламентировано законодательством.

Только по отдельным вопросам порядок составления «первички» оставлен на усмотрение юрлиц и ИП.

Первичные документы – это также:

  • основание для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности,
  • важные источники информации при проведении инвентаризации,
  • весомые аргументы при возникновении споров с контрагентами и контролирующими органами, в том числе при судебных разбирательствах.

Требования к первичным учетным документам

Бланки должны быть заполнены по каждой хозяйственной операции по правилам.

Правило 1. Момент составления.

  1. По факту реального совершения операции. Иначе «первичка» будет отражать сведения, не соответствующие действительности, а такие документы запрещено использовать как основание для отражения операций в учете.
  2. Своевременно, то есть в момент совершения операции. Если это невозможно, сразу после ее завершения.

Правило 2. Способ составления.

По действующим правилам составлять «первичку» можно:

  • на бумаге, заполнив соответствующий бланк;
  • или в виде файла, заверенного электронной подписью, то есть в электронной форме. При этом по соглашению сторон сделки разрешено применять простую электронную подпись.

Правило 3. Форма составления.

Вопрос о том, какие бланки заполнять по факту совершения хозяйственных операций, с 2013 года фирмы и предприниматели решают самостоятельно. Вот уже более пяти лет у них есть выбор:

  • пользоваться общероссийскими типовыми бланками;
  • или усовершенствовать типовые бланки, дополнив их реквизитами, которые улучшают представление информации для отражения ее в учете;
  • или самостоятельно создать и утвердить приказом руководителя собственные формы «первички».

В двух последних случаях образцы применяемых бланков должны быть утверждены приказом об учетной политике.

Обратите внимание: если в российском законодательстве есть обязательные требования к бланкам, которыми оформляется какая-либо операция, то эти требования обязательны для исполнения. В таких случаях бланки первичных документов бухгалтерского учета должны соответствовать этим обязательным требованиям.

Правило 4. Обязательные реквизиты.

Независимо от того, какие бланки применяет фирма или предприниматель – типовые или усовершенствованные – в них должны присутствовать следующие обязательные для первичных учетных документов реквизиты.

  1. Название документа – например, «товарная накладная», «товарный чек» и т.д.
  2. Дата, когда оформлена «первичка».
  3. Название фирмы или ФИО предпринимателя, заполнившего бланк по факту совершения операции.
  4. Описание факта хозяйственной жизни.
  5. Денежный или натуральный измеритель хозяйственной операции в определенных единицах.
  6. Должность ответственного сотрудника, иных лиц, осуществивших факт хозяйственной жизни или ответственных за его совершение.
  7. Фамилия, инициалы и подпись каждого из ответственных лиц. Подписи ответственных лиц в «первичке» обязательны, так как сотрудники, оформившие и подписавшие бланк, обеспечивают достоверность отраженных в нем сведений. В то же время за бланки, оформленные другими лицами, сотрудник ответственности не несет.

Правило 5. Внесение исправлений.

Просто подменить «первичку», оформление которой завершено, нельзя, так как эта операция не предусмотрена законодательством. Если в заполненном бланке есть ошибка, ее можно устранить путем исправления неверных записей на правильные.

Запрет на внесение исправлений существует в отношении кассовых бланков. Остальные первичные учетные документы исправлять разрешено. Но прежде, чем вносить правку, необходимо согласовать изменения с сотрудниками или иными ответственными лицами, которые заполнили бланк и подписали его. Факт того, что правка согласована, подтверждается в письменной форме.

Если в первичные учетные документы вносятся правки, то чтобы «первичка» и дальше имела юридическую силу и подтверждала данные учета, исправления должны быть сделаны строго по следующим правилам.

  1. Дата исправления.
  2. Подписи составителей «первички», в которую вносятся правки.
  3. Фамилии и инициалы или иные данные для идентификации составителей документа.

Кроме того, есть еще два требования, которые должны выполняться, чтобы отразить данные из «первички» в учете:

  • заполнение бланка в соответствии с законодательными правилами;
  • четкая определенность в бланке, какие именно расходы осуществлены или какие доходы получены.

Первичные учетные документы бухгалтерского учета: перечень на 2019 год

Несмотря на разрешение самостоятельно разрабатывать бланки первичных учетных документов, как правило, фирмы и предприниматели чаще всего пользуются типовыми бланками. Они наиболее востребованы в следующих сферах:

  • кадровое делопроизводство;
  • учет рабочего времени;
  • расчеты по зарплате;
  • расчеты с «подотчетниками»;
  • операции по оказанию услуг;
  • учет объектов основных средств;
  • отражение нематериальных активов;
  • учет МПЗ;
  • отражение МБП;
  • учет готовой продукции и иных ТМЦ на складе или в ином месте хранения;
  • операции при капстроительстве;
  • учет выполнения строительно-ремонтных работ;
  • операции в сфере торговли, в том числе комиссионной и в кредит;
  • учет в сфере общепита;
  • расчеты с населением при использовании ККТ;
  • документирование  работы строительных механизмов и машин;
  • учет в сфере автотранспорта;
  • документирование движения сельхозпродукции;
  • учет бланков трудовых книжек, в том числе вкладышей;
  • расчетные бланки;
  • отражение итогов инвентаризации.

Сколько хранить первичные документы 

«Первичку», составленную и полученную в ходе своей хозяйственной деятельности, фирмы и предприниматели должны хранить в условиях:

  • которые обеспечат этим документам сохранность в течение законодательно установленного периода;
  • защиту от внесения исправлений и иных изменений в заполненные бланки в течение периода хранения.

Сроки, в течение которых фирмам и предпринимателям необходимо обеспечивать сохранность «первички», определяют российские правила архивного дела. Минимальный период хранения первичных документов – пять лет после завершения отчетного года.

Это правило касается, например, таких видов «первички», как кассовые бланки и кассовая книга, банковские документы, авансовые отчеты, корешки от чековых банковских книжек. Также требование обеспечивать сохранность в течение пяти лет необходимо выполнять в отношении расчетно-платежных ведомостей, расчетных листков по оплате труда наемных сотрудников и т.д.

Однако сроки хранения перечисленных документов, связанных с оплатой труда, будут более продолжительными, если нет лицевых счетов. В таком случае все зависит от года, когда были заполнены указанные бланки. Если их оформление датируется до 2003 года, обеспечивать их сохранность работодатель обязан в течение 75 лет.

Если же бланки были заполнены, начиная с 2003 года, то хранить их работодателю нужно в течение 50 лет.

Другие документы по отражению операций в учете

Ознакомившись с первичными документами бухгалтерского учета, не забудьте посмотреть следующие ссылки, они помогут в работе:

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/2004-pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta

Первичные бухгалтерские документы: перечень и их обязательных реквизиты

Обязательные реквизиты первичных документов: перечень 2019 года

Термин «первичная документация» или первичные бухгалтерские документы применяется по большей части при составлении налоговой отчетности. Именно первичная документация определяет объем обязательств налогоплательщика – какие налоги и в какой форме необходимо платить – и является отражением всей хозяйственной деятельности, которую ведет компания.

Первичные документы – это какие? Как их составлять и грамотно оформлять? Разберемся в требованиях законодательства.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета?

Любая операция, проводимая бухгалтером на предприятии, должна быть учтена и оформлена. Начисление заработной платы, оплата поступивших счетов, пеней и т.д.  – все это необходимо отразить в отчетности.

Чтобы отразить факт проведения операции, бухгалтер оформляет первичный документ.

Наличие подобной бумаги и есть подтверждение того, что операция была проведена (выплачена заработная плата, оплачен счет) и можно составлять соответствующую проводку.

Первичные бухгалтерские документы – это любые бумаги, отражающие совершенные на предприятии хозяйственные операции. В организации необходимо утвердить внутреннее Положение о формах и порядке формирования первичных документов и порядке их архивации для правильного документооборота и его контроля.

В качестве «первички» может выступать что угодно: акты, накладные, справки и т.д. Современное законодательство разрешает оформлять бумаги не только в традиционном письменном, но и в электронном виде (при наличии ЭЦП и соблюдении других обязательных условий).  

Список первичных документов периодически меняется и актуализируется. Все бумаги должны соответствовать установленной законодательством форме (образцу) либо, если выполнены в произвольной форме, должны содержать все необходимые реквизиты.

Все составленные акты и отчеты могут быть в любой момент проверены налоговыми органами. Они также используются при решении споров через суд.

Отсутствие необходимых бумаг может повлечь за собой штраф Штраф ждет бухгалтера и за ошибки в оформлении. Если вы обнаружили ошибки сами, лучше исправить их а не заменять документ

Наличие первичных документов зависит не только от вашей организации, но и от компаний, с которыми вы сотрудничаете. Если вы получили документ с опозданием, нужно правильно его оформить, чтоб не нарушить закон

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Список первичных бухгалтерских документов широк: существует несколько классификаций, документы меняются в зависимости от типа хозяйственной деятельности и т.д. Полный список утверждается законодательно.

Основные формы:

  • Все типы договоров. Договор описывает все условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы, фиксирует факт совершения сделки. В некоторых случаях вместо договора можно использовать товарный чек.
  • Счета. Счет содержит финансовую информацию и дополнительные условия сделки, отражает проведенные финансовые операции.
  • Товарная накладная. Подтверждает факт передачи товара, а также описывает его количественные и качественные характеристики.
  • Акт приема-передачи. Аналогично товарной накладной, но для сферы услуг – подтверждает факт предоставления услуги.
  • Расчетная ведомость. Здесь отражаются операции по выплате заработной платы, пособий и т.д. Расчетная ведомость является первичным документом при работе с персоналом компании.
  • Атк приемки-передачи № ОС-1. Фиксирует любые операции по вводу и выводу средств с основного счета компании.
  • Кассовые документы. Фиксируют перемещение средств в рамках разных типов сделок.

Кроме того, содержит: платежные поручения, доверенности, карточки учета материалов, приказы, табели и многое другое. Весь перечень смотрите в таблице

Любой факт хозяйственной жизни, который отражен в бухгалтерском учете, должен быть подтвержден первичным документом. Но всегда ли прилагаемая первичка необходима и достаточна? Возможно, бухгалтеры делают ненужную работу. Прочтите статью убедитесь, что вы не тратите свое время зря.

Классификация первичной документации

Классификация первичных бухгалтерских документов очень разнообразна. Принято выделять несколько классификаций в зависимости от конкретного признака.

Классификация по назначению документов:

  1. Распорядительные;
  2. Исполнительные;
  3. Бухгалтерского оформления;
  4. Комбинированного типа;
  5. Бланки строгой отчетности.

Классификация по объему содержания данных:

  1. Первичная (кассовый ордер);
  2. Сводная первичная (кассовый отчет).

Классификация по способу отражения операций:

  1. Разовые;
  2. Накопительного плана.

Классификация по месту составления:

Первичные бухгалтерские документы, делят на внутренние и внешние, а также распорядительные, исполнительные и оформления. Эти классы и подклассы можно встретить чаще других. Классификация используется для удобства и систематизации.

Учетные регистры и их классификация

На основании представленных бумаг бухгалтер формирует проводки. Все проводки заносятся в счетные таблицы – учетные регистры.

В учетных регистрах все данные, полученные из списка первичных бухгалтерских документов, систематизируются и группируются.

Задача учетного регистра – получить полную, упорядоченную и систематизированную информацию о состоянии хозяйственной деятельности предприятия. Учетный регистр может быть оформлен в разном виде в зависимости от типа учета.

Выделяют несколько классификаций учетных регистров.

Классификация по внешнему виду:

  1. Книги (бумажные);
  2. Карточки (инвентарные);
  3. Свободные листы (ведомости, журналы-ордера и т.д.).

Классификация по способу ведения:

  1. Хронологические;
  2. Систематические;
  3. Комбинированные.

Чаще используют комбинированные, так как там можно отразить как хронологию (в по мере их поступления), так и экономический тип (вид документа).

Классификация по содержанию:

  1. Регистр синтетического учета;
  2. Регистр аналитического учета;
  3. Комбинированный регистр.

Обязательные реквизиты в первичке

Бухгалтер может составить необходимый акт или отчет в произвольной форме, однако он будет иметь законную силу, если в нем будут отражены обязательные реквизиты.

Первичные бухгалтерские документы обязательные реквизиты:

  • Название-тип (акт, договор и т.д.);
  • Дата составления;
  • Составитель (название компании или индивидуального предпринимателя);
  • хозяйственной операции;
  • Натуральные и денежные показатели (количество единиц товара, используемая валюта и т.д.);
  • Ответственные лица и их должности;
  • Подписи сторон.

Обязательные реквизиты необходимы, чтобы форму можно было использовать в судебном разбирательстве в случае необходимости. Собственные формы могут быть использованы в тех случаях, когда официальных образцов нет. Подписывать первичные документы могут только сотрудники, утвержденные во внутреннем приказе.

Напоминаем, что с 2015 года наличие печати для большей части организаций не является обязательным.

При оформлении первички часто бывают ошибки. За некоторые из них ничего не будет, а вот за какие-то все же придется заплатить штраф

Правила оформления документов

Помимо определенной формы и обязательных реквизитов, законодательно установлен ряд правил к оформлению первичной бухгалтерской документации из перечня 2019 года.

Нельзя оставлять пустыми строчки в бланке, особенно это касается перечня реквизитов. Если какие-то сведения неизвестны – необходимо поставить прочерк.

Все числовые значения нужно прописывать как цифрами, так и прописью, как это делается в прочей документации.

Заполнять формы можно вручную (письменно) или в электронном виде. Допустимо вносить исправления в форме дополнительных записей, стонировок или контурного исправления.

Первичная бухгалтерская документация составляется до проведения операции, в редких случаях, когда это невозможно по объективным причинам, после проведения операции (после завершения сделки).

Использование неунифицированных форм первичных документов при наличии утвержденных либо неграмотная модернизация первички и регистров бухучета противоречит законодательству. Но если знать, какие формы можно изменить или создать самим, это поможет бухгалтеру сэкономить время при их заполнении и более тщательно контролировать расходы. Читайте подробнее в статье

Все правила оформления первички смотрите в рекомендации Системы Госфинансы от цвета чернил до исправления ошибок.

Сроки хранения первичных документов

Необходимость составлять и хранить первичную документацию отражена в законе № 402-ФЗ «О бухучете», там же дан список первичных бухгалтерских документов и правила работы с ними. Согласно закону, предприятие обязано хранить первичную бухгалтерскую документацию в течение 4 лет. Смотрите таблицу со сроками хранения документов.

Рекомендуется хранить любую бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, а также соблюдать законодательно установленные сроки хранения для разных типов документов (в некоторых случаях срок может быть более 50 лет).

Часто бывают случаи, когда при перемещении или сортировке архива теряются документы. В законодательстве не сказано, что нужно восстановить утерянную первичку. Но ревизоры настаивают, что эта процедура обязательна. Рассмотрим, как действовать бухгалтеру при утере первички Причем пользоваться придется нормами, которые разработали еще в СССР.

О сроках хранения бухгалтерских документов читайте в статье.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102879-qqq-01-17-pervichnye-buhgalterskie-dokumenty-perechen

Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать

Обязательные реквизиты первичных документов: перечень 2019 года

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫНовый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать 22 февраля 2013

С начала года вступил в силу новый федеральный закон от 06.12.

11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Среди введенных им новшеств — изменение требований к первичным учетным документам.

В настоящей статье главный эксперт форума «Бухгалтерии Онлайн» Александр Погребс рассказывает, чем из привычной «первички» можно пользоваться, а чем — нельзя.

Если старый закон о бухучете разрешал принимать в работу только унифицированные документы, форма которых утверждена Госкомстатом, то теперь следует пользоваться формами, которые разрабатывает сама организация и утверждает ее руководитель.

Эти формы можно разработать самостоятельно, а можно использовать и унифицированные, предварительно проверив наличие в них всех обязательных реквизитов, установленных новым законом.

Обязательные формы: кассовые документы

Однако из этого правила существует ряд исключений.

Во-первых, для организаций государственного сектора формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

В настоящее время действуют, например, формы, утвержденные приказом Минфина России от 15.12.10 № 173н. Вряд ли стоит ожидать их отмены или внесения в них существенных изменений.

Так что бюджетники по-прежнему должны использовать старые формы.

Во-вторых, если органами власти утверждены обязательные к применению первичные документы, то их тоже надо применять, как и прежде.

Классический пример таких обязательных документов можно найти в положении ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П, которое посвящено кассовой дисциплине.

Это положение напрямую обязывает все организации и индивидуальных предпринимателей использовать при оформлении кассовых операций унифицированные первичные документы.

Приведены их названия и цифровые коды, которые соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93.

Итак, обязательны к применению практически все первичные кассовые документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88:
– КО-1 «приходный кассовый ордер» — код 0310001;
– КО-2 «расходный кассовый ордер» — код 0310002;
– КО-4 «кассовая книга» — код 0310004;
– КО-5 «книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» — код 0310005.

Кроме того, обязательными являются две формы из альбома унифицированных форм по учету заработной платы, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1:
– Т-49 «расчетно-платежная ведомость» — код 0301009;
– Т-53 «платежная ведомость» — код 0301011.

Обязательные формы: перевозочные документы

Нельзя забывать и про другие документы, утвержденные к обязательному применению.

Это, в частности, транспортная накладная, утвержденная постановлением Правительства от 30.12.11 № 1208. Кроме того, обязательными являются железнодорожные перевозочные документы, которые утверждены тремя приказами МПС РФ от 18.06.03: № 30, № 32 и № 39.

Есть обязательные документы и в других сферах деятельности. Так что, перед тем, как разработать и утвердить свою форму первичного учетного документа, убедитесь, что аналогичной обязательной к применению формы не существует.

Процедура утверждения форм первички

Документы, применяемые организацией для учета фактов своей хозяйственной жизни, должны быть утверждены руководителем организации. При этом руководитель должен утвердить еще и перечень должностных лиц, имеющих право подписи этих первичных учетных документов.

Если в организации решили использовать привычные унифицированные формы, их надо всё равно утвердить в качестве применяемых организацией первичных учетных документов. Видимо, большое количество организаций так и поступят, тем более что большинство популярных бухгалтерских программ уже настроено на применение старых унифицированных форм.

В связи с этим, очень часто звучит вопрос, надо ли убирать из утверждаемого образца слова «унифицированная форма». Считаю, что если организация утвердит первичный документ с такой надписью, это никак не вступит в противоречие с новым законом.

Главное, чтобы этот документ имел все необходимые реквизиты и был утвержден руководителем организации.

Часто спрашивают, будет ли являться легитимным первичный учетный документ, на котором совсем не будет указано, кем и когда он утвержден, то есть не будет имени руководителя организации и даты утверждения. На мой взгляд, это уже явно излишние опасения. Отразите эти сведения на бланке — хорошо, не отразите — тоже нормально. Данные сведения не являются обязательным реквизитом.

ТОРГ-12: быть или не быть

Самые большие споры о том, должна ли сохраниться в «унифицированном» виде самая известная накладная ТОРГ-12.

Сразу надо заявить — этот первичный документ перестал быть обязательным. Его можно применять, но только на добровольной основе. Отношение к этому популярному ранее документу диаметрально противоположное. От «самый неудобный документ» до «лучше не придумаешь».

Думаю, что те продавцы, кому ТОРГ-12 не нравится, уже придумали и утвердили товарную накладную в той форме, какая для них будет наиболее удобной.

Другие, возможно, просто убрали из накладной всё лишнее, что им мешало. А большинство, наверное, оставит всё как есть, утвердив ТОРГ-12 в качестве своего первичного учетного документа.

Пока разработчики какой-нибудь бухгалтерской программы не предложат им другую форму.

Какие обязательные реквизиты должен содержать первичный учетный документ

Перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа установлен в статье 9 нового закона.

Этот перечень включает в себя: 1) наименование документа; 2) дату его составления; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения этого факта с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лиц, совершивших сделку или операцию, и ответственных за правильность ее оформления, либо за правильность оформления свершившегося события; 7) подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В целом этот перечень идентичен прежнему.

Небольшие отличия связаны с изменением терминологии: «хозяйственную операцию» заменили на более широкое понятие «факт хозяйственной жизни».

Это означает, что оформлять документами нужно не только действия самой организации — сделку или операцию, но и другие события, которые происходят помимо воли должностных лиц организации, но способны оказать влияние на ее финансовое положение или финансовый результат ее деятельности.

Уточнили требования в отношении величины измерения факта хозяйственной жизни.

Поскольку применена формулировка с использованием союзов «и (или)», можно сделать вывод, что допустимо указывать, как натуральное и денежное измерения одновременно, так и только одно из них: или натуральное, или денежное.

Честно говоря, это тоже не новость — и раньше первичные документы вполне могли обходиться только одним измерением. Так, документы по кассовым операциям имеют, как правило, только денежные измерители, а некоторые документы складского учета — только натуральные.

Еще одно отличие связано с расшифровкой подписей должностных лиц. Новый закон предписывает указывать фамилию и инициалы должностных лиц, тогда как старый ограничивался только личной подписью. Правда, требование о расшифровке подписи существовало и раньше — в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Когда должен быть составлен первичный учетный документ

В статье 9 Закона № 402-ФЗ применена более короткая формулировка, которая при этом не намного отличается от предыдущей: «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Похожая формулировка была и в старом законе, но, тем не менее, сложилась устойчивая практика, когда первичный учетный документ составляется не сразу, а спустя время.
Например, организация осуществляет поставку продукции в адрес одного покупателя несколькими отгрузками. Ждет подтверждения от покупателя о приемке и только тогда составляет общую накладную ТОРГ-12 с согласованными цифрами.

Такой подход может считаться законным только в одном случае. Когда отпуск товара у поставщика учитывается другими (внутренними)  первичными документами. И покупатель приходует к себе товар на основании своих приемных актов. В этом случае итоговая накладная, хоть и является документом по сделке, но не будет считаться «первичным учетным».

Конечно, когда итоговая накладная составляется на бумаге, можно поставить дату и задним числом. Поэтому такая практика и не имеет большого противодействия со стороны контролирующих органов.

Но в последнее время вопрос стал обостряться в связи с использованием электронных первичных документов. Ведь там дата документа фиксируется независимым посредником — оператором электронного документооборота.

И тут накладная, подписанная и отправленная через неделю после отгрузки товара, уже не может найти одобрения у налоговиков.

Исправление ошибок в первичных документах

Когда сопоставляешь нормы старого и нового законов о бухгалтерском учете, сразу обращаешь, что в новом тексте нет запрета на исправление кассовых и банковских документов. Но это вовсе не означает, что введено послабление для бухгалтеров. Речь только о наведении порядка в субординации между нормативными актами.

Ведь наличный и безналичный оборот регулируются другими законами, вот им на откуп и отдали регулирование документооборота по кассе и банку. В законе о бухучете оставили лишь хорошо знакомую всем фразу «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».

Таким актом, в частности, является упомянутое нами выше Положение ЦБ РФ № 373-П, где написано, что исправлять кассовые документы нельзя.

Что касается других первичных документов, то их исправлять можно. При этом необходимо поставить дату исправления и подписи лиц, заверявших эти документы изначально, с указанием фамилий и инициалов.

Обсудить на форуме (8)РаспечататьВ закладкиОбсудить на форуме (8)РаспечататьВ закладки

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2013/2/7010

Первичные бухгалтерские документы: перечень

Обязательные реквизиты первичных документов: перечень 2019 года

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе.

Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании.

Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.

2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении.

Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей.

Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.

А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись.

Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).

Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе.

Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов.

Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей.

Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички.

Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной.

Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Источник: https://kontur.ru/diadoc/spravka/243-pervichnye_buhgalterskie_dokumenty

Перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов. Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами

Обязательные реквизиты первичных документов: перечень 2019 года

Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018-2019 годах может быть таким:

  1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).
  1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите .

  1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье«Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49».

  1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:
  • Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале«Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС».

  • Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье«Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец».

  • Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале«Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС».

  • Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье«Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец».

  • Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале«Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец».

  1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018-2019 годов:
  • Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье«Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».

  • Расходный кассовый ордер.

О правилах оформления этого документа читайте .

  1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте .

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки – образец» .

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 – список был предложен выше:

  • Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
  • Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
  • Счет-фактура.

Источник: https://www.namvd.ru/perechen-obyazatelnyh-rekvizitov-pervichnyh-uchetnyh-dokumentov-chto/

Ветка права
Добавить комментарий