Оформление командировочного задания сотруднику в подразделении предприятия

Оформляем командировку

Оформление командировочного задания сотруднику в подразделении предприятия

Командировки – неизбежная часть рабочего процесса многих организаций. Причем заняты в нем не только непосредственно командируемый сотрудник, но и кадровая служба. Правильное оформление всех необходимых документов может вызвать немало трудностей. Разберемся, какие документы и в каких случаях необходимо оформить при командировке и как правильно это сделать.

Основная работа по подготовке документов ложится на кадровую службу. Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов. Что считать командировкой? Кого можно направлять в командировку, а кого – нельзя? Какова максимальная продолжительность командировки и др.? Но обо всем по порядку.

Что такое командировка?

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник.

Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.

Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Кого отправить в командировку?

В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Такой вывод следует из определения служебной командировки.

К сведению

Показать

На практике «в командировку» отправляют и сотрудников, работающих по гражданско-правому договору, и даже лиц, которые не состоят с компаниями в официальных отношениях (например, сотрудников «дружественной» организации или работающих неофициально). В таком случае документы на поездку не оформляются.

Однако компенсировать «командируемому» его затраты и при этом учесть их в расходах компании все же можно.

Для этого, во-первых, условие о компенсации должно быть обозначено в договоре с таким работником, а во-вторых, расходы должны быть документально подтверждены и непосредственно связаны с выполненными работами (оказанными услугами).

Это важное, но далеко не единственное ограничение. В ТК РФ перечислены лица, которых нельзя отправить в командировку ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:

  • беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
  • сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены).

Кроме того, трудовое законодательство установило категории работников, направить которых в командировку можно лишь с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями и что они письменно уведомлены о праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:

  • женщины, имеющие ребенка до трех лет;
  • матери (отцы) воспитывающие без супруга (супруги) ребенка до пяти лет;
  • работники, имеющие детей-инвалидов;
  • работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Срок командировки

В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.11.2008 № 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.

//www.youtube.com/watch?v=nOdKPI0HnB0

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.

Оформление командировки

При направлении в командировку нужно оформить:

  • служебное задание (форма № Т-10а);
  • приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
  • командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Служебное задание, как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:

  • информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
  • место командировки (государство, город и название компании);
  • срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
  • наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
  • основание для командирования.

На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.

Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.

Пример

Показать

ЗАО «Актив» (г. Брянск) в декабре 2011 года направило менеджера отдела продаж Кошелеву Ю.А. в служебную командировку для проведения переговоров и заключения договора о продаже партии готовой продукции ООО «Пассив» (г. Москва). Срок командировки – 5 рабочих дней.

Во время командировки Кошелева Ю.А. подписала с ООО «Пассив» договор № 111-КП/2011. Служебное задание о направлении будет заполнено следующим образом:

Заполненное служебное задание (разумеется, без информации о выполнении задания) передается в кадровую службу, и кадровик проверяет правильность заполнения документа.

Служебное задание необходимо хранить в архиве не менее пяти лет, а при долгосрочных служебных командировках – 10 лет (п. 669 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

К сведению

Показать

Понятие «долгосрочная командировка» ни в одном нормативном акте не закреплено.

Источник: //www.delo-press.ru/articles.php?n=9336

Макрос

Оформление командировочного задания сотруднику в подразделении предприятия

Командировка может быть связана с самими разными целями:

  • проведением переговоров;
  • заключением договоров;
  • обслуживанием удаленного структурного подразделения;
  • закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
  • участием в семинарах тренингах;
  • обучающих мероприятиях и т.д.

При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.

Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.

На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке. Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.

Не следует забывать и о том, что на основании отчета руководство компании может как поощрить подчиненного за успешно проделанную работу, так и наказать путем наложения дисциплинарного взыскания (например, если итоги командировки будут отрицательными, при условии, что они случились по прямой вине сотрудника).

Общие сведения об отчете, особенности документа

Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.

Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.

Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).

Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).

Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).

Образец отчёта о командировке

Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.

Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).

Основной блок – собственно отчет, куда включается:

  • его период (дата начала и окончания);
  • основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
  • цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
  • результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.

По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.

>Инструкция: составляем отчет о командировке

Требования и структура

Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем же сотрудник был занят, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции.

Можно использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию.

Можете посмотреть, как выглядит отчет о командировке, пример заполнения — форма 10а.

Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого лучше использовать полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации.

Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров, а также заключить несколько долгосрочных контрактов.

По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

Общие правила заполнения

Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.

ВАЖНО! Данные требования по составлению отчета по командировке придется закрепить в отдельном локальном распоряжении по организации, а также ознакомить всех специалистов под подпись. Отметим, что всех работников знакомить с приказом не обязательно. Достаточно осведомить только тех сотрудников, которых планируется направлять в служебные поездки.

Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2019 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета.

Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить.

Допустимо использовать фирменный бланк организации.

Пошаговая инструкция

Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.

Шаг № 1. Указываем получателя.

В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия, а также полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.

Шаг № 2. Регистрируем данные составителя.

Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация будет актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.

Шаг № 3. Название документа.

В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».

Шаг № 4. Указываем период и цель командировки.

В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник был командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».

Шаг № 5. Выражаем суть, результаты.

Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара.

Результатом может быть подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам.

Например, контракт на поставку товаров не был заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.

Обязательный авансовый отчет

Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.

Данный аванс выплачивается на:

  1. Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
  2. Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
  3. Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
  4. Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
  5. Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.

Отметим, что при сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.

Особенности составления данной формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В данной статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы, а также пример заполнения документа. Все формы можно скачать бесплатно.

Источник: //macros-ht.ru/spravochnik/sluzhebnoe-zadanie/

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Оформление командировочного задания сотруднику в подразделении предприятия

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать

Источник: //buh-aktiv.ru/sluzhebnye-komandirovki-sotrudnikov-oformlyaem-pravilno/

Как оформить отправку сотрудника в командировку — Audit-it.ru

Оформление командировочного задания сотруднику в подразделении предприятия

ООО “Небо”

Работа каждого предприятия неразрывно связана с командировками его сотрудников. А пребывание в командировке требует конкретных затрат – на покупку пищи, съем квартиры или гостиницы, проезд в общественном и (или) личном транспорте. Чтобы учесть эти расходы на издержки фирмы, оформите определенные документы.

Подготовкой большинства из них должен заниматься кадровик. Однако, если такого нет в штате, эта обязанность ложится на вас, как на работодателя.

В нашей статье мы дадим ответы на такие вопросы:

  • что такое командировка;
  • кого допускается отправлять в поездку, а кого – нет;
  • какие документы нужны для командировки и как их правильно составить и т. д.

Кого можно отправлять в командировку, а кого нельзя?

Согласно Трудовому кодексу, в поездку может быть направлен только штатный сотрудник вашей организации, с каким вы заключили контракт. Из этого правила есть исключения.

В служебную поездку нельзя отправить:

  • беременных;
  • несовершеннолетних (исключение – креативные сотрудники СМИ, театров, цирков, концертных учреждений, спортсмены-профессионалы);
  • людей, которые трудятся по ученическому договору.

Особый случай – женщины с детьми до 3 лет. Командировать такую категорию работников можно, но женщина должна дать на это свое согласие (в письменном виде). При этом поездка не должна быть противопоказана лечащим врачом.

Согласно статье 259 Трудового кодекса, руководитель предприятия должен письменно уведомить сотрудницу о том, что она может отказаться от поездки.

Все вышеупомянутое полностью относится к лицам, какие ухаживают за больными членами своей семьи и (или) имеют на иждивении детей-инвалидов (инвалидов детства).

Как оформляется отъезд внештатного сотрудника

Как мы уже отметили выше, в служебную поездку вы можете послать только служащего из штата. Но в ряде случаев нанимателю надо командировать сотрудника, с каким заключался договор гражданско-правового характера.

Таким документом, к примеру, может быть договор поручения либо подряда. В этом случае компания также может покрыть затраты человека, сопряженные с деловой поездкой.

Разумеется, для этого затраты не только должны быть прямо связаны с данным поручением, но и доказаны документами. Работник должен предоставить квитанции и чеки.

В гражданско-правовом договоре должен быть отдельный пункт, касающийся возмещения затрат. Тогда ваш работник не будет платить с полученных денег НДФЛ, а вы – платить средства в различные внебюджетные фонды.

Важно: иногда налоговики относят «командировочные» внештатным сотрудникам к их доходу.

Как отстоять свою правоту перед проверяющими?

Используйте такие доводы. Если человек выполняет ваше задание, значит, он начал работать. А согласно статье 67 Трудового кодекса, в этом случае трудовой контракт считается заключенным, даже если он не имеет своей бумажной формы.

Поэтому все претензии налоговиков являются беспочвенными. Стоить отметить, что так же считают и арбитражные суды.

И все же, чтобы избежать излишней волокиты, советуем заключать срочные трудовые контракты с внештатными сотрудниками на период их «командировки».

Сколько может длиться командировка?

Наименьший срок служебной командировки законодательство не определяет. Таким образом, вы можете командировать своего сотрудника даже на один день. Протяженность командировки определяется руководителем предприятия, с учетом объема, сложности и других характеристик поручения, данного рабочему.

День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.

Документы для командировочного

Перед отправкой служащего в служебную поездку оформите следующие документы:

  • служебное задание (нужна форма Т-10а);
  • приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);
  • командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).

Служебное задание – это документ, который составляет начальник отправляемого в поездку сотрудника. Для этого он использует бланк, утвержденный Госкомстатом 5 января 2004 года.

Реквизиты документа такие:

  • ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;
  • отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;
  • место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;
  • протяжность поручения, дата его начала и конца;
  • название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;
  • основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.

Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается директором фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.

По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного.

Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет.

По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются бухгалтеру для проведения оплаты.

Далее нужно составить другой документ – приказ о направлении в командировку. Для этого документа применяется форма № Т-9, если в служебную поездку отправляют одного человека и форма № Т-9а, если нескольких.

В приказе нужно указать такие данные:

  • ФИО и должность командируемого;
  • отдел, в каком он работает;
  • место командировки;
  • время;
  • цель.

В приказе необходимо установить источник расчета, с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.

Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.

В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.

Всегда ли надо оформлять удостоверение?

Без этого документа могут обойтись:

  • филиалы и представительства заграничных фирм;
  • организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.

Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.

Источник: //www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/917073.html

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Оформление командировочного задания сотруднику в подразделении предприятия

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

  1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
  2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
  3. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
  4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.

2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

 Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

 В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Узнать больше

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки.

К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля.

Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п.

 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.  

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения.

Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата.

Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Источник: //kontur.ru/articles/5061

Базовые знания о командировках

Оформление командировочного задания сотруднику в подразделении предприятия

Что такое служебная командировка, кого можно, а кого нельзя туда направлять? Может ли работник отказаться от командировки и при каких обстоятельствах? Как правильно оформить направление в командировку, чем ограничены ее сроки и как можно их продлить? Как правильно заполнить авансовый отчет? Все эти вопросы — база «командировочных» знаний. Давайте их разложим «по полочкам».

1.1. Служебная командировка: основные признаки

Термин «командировка» используют как НКУ, так и КЗоТ. Однако ни один из названных документов не дает определения этому понятию. Поэтому в качестве ориентира предлагаем опираться на «бюджетную» Инструкцию № 59*.

Так, согласно п. 1 разд.

І указанной Инструкции служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия). Полагаем, такие же критерии могут использовать и небюджетники.

Из приведенного определения можно выделить ряд условий (признаков), при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

1) в поездку направляется работник предприятия, в том числе совместитель, надомник, временный и/или сезонный работник;

2) поездка работника связана с посещением другого населенного пункта не по месту постоянной работы;

3) поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия;

4) целью поездки является выполнение служебного поручения;

5) связь поездки с основной деятельностью предприятия подтверждается документально;

6) поездка ограничена определенным сроком.

Рассмотрим подробнее каждый из этих признаков.

1. В поездку направляется работник предприятия. Здесь важно определить, кого считать работником предприятия.

Согласно законодательству Украины работником является лицо, которое работает на предприятии (у физического лица, использующего наемный труд) и выполняет обязанности или функции согласно трудовому договору (контракту). Из этого следует, что

в командировку могут быть направлены лица, состоящие с предприятием в трудовых отношениях

Причем это могут быть как постоянные, так и временные сотрудники предприятия, а также сезонные работники, совместители и лица, работающие неполное рабочее время. Ведь никаких ограничений для их направления в командировку законодательство не устанавливает.

Подробнее о том, кого можно, а кого нельзя направить в командировку, см. в подразделе 1.2 на с. 6.

2. Поездка работника связана с посещением другого населенного пункта не по месту постоянной работы. Из Инструкции № 59 следует, что признаки командировки имеют поездки работников из населенного пункта, где находится его постоянная работа, в другой город (село, поселок).

А можно ли считать командировкой поездки в пределах одного населенного пункта? На наш взгляд, оснований для этого действующее законодательство не дает.

Дело в том, что из предписаний КЗоТ и соответствующих норм НКУ, которые исходят из понимания командировки как поездки, требующей возмещения расходов на проезд, питание и других затрат, связанных с ненахождением работника по месту постоянной работы, следует, что речь в них идет именно о поездках в другой населенный пункт.

Служебные поездки работников по поручению работодателя в пределах одного населенного пункта по месту постоянной работы не считаются командировкой

Предприятие имеет несколько подразделений и работники направляются со служебным заданием из одного подразделения в другое. Считать ли такую поездку командировкой? Для ответа на этот вопрос вновь заглянем в Инструкцию № 59.

Согласно п. 2 разд. І этого документа в случаях, когда филиалы, участки и прочие подразделения предприятия находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором оговорена трудовым договором (контрактом).

Таким образом, поездка с целью выполнения служебного задания, предполагающая посещение населенного пункта не по месту нахождения того подразделения предприятия, работа в котором оговорена трудовым договором, будет считаться командировкой.

Командировками являются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал или из филиала в головной офис при условии, что головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах.

Не следует путать командировку с поездками работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (передвижной) характер

Дело в том, что согласно п. 2 разд. I Инструкции № 59 служебные поездки таких лиц не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и работодателем.

Источник: //buhgalter.com.ua/ru/articles/kadrova-sprava/bazovi-znannya-pro-vidryadzhennya/

Ветка права
Добавить комментарий