Заполнение трудовой книжки при увольнении директора бюджетного учреждения

«Я ухожу, ухожу красиво…»: вносим в трудовую книжку запись об увольнении

Заполнение трудовой книжки при увольнении директора бюджетного учреждения

Хотите, чтобы при увольнении работника расставание с ним прошло гладко? Потрудитесь внести «увольнительную» запись в его в трудовую книжку в установленный срок и по всем правилам. А правила эти такие.

Увольняем работника правильно

Соблюдаем порядок. Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении работников регулируют пп. 2.26 2.29 Инструкции № 58.

Согласно этим пунктам

записи в трудовой книжке о причинах увольнения должны точно соответствовать формулировкам действующего законодательства

При этом, выполняя запись, работодатель должен сослаться на соответствующие пункт, статью КЗоТ или другого закона, который прямо предусматривает основание для увольнения ( п. 2.26 Инструкции № 58).

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, в записи об увольнении в трудовой книжке указывают эти причины.

Внимание! Для лиц трудоспособного возраста не забудьте указать в трудовой книжке время, продолжительность и место прохождения повышения квалификации, которое работник прошел за последние два года перед увольнением ( п. 4.1 Инструкции № 58).

Вносим запись. Запись об увольнении в раздел «Відомості про роботу» трудовой книжки работника вносите с соблюдением простых правил ( п. 2.27 Инструкции № 58):

в графе 1 проставьте порядковый номер записи — следующий за предыдущей записью;

в графе 2 укажите дату увольнения. Напоминаем, что эту дату в общем порядке записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, а год — четырехзначными;

в графе 3 сделайте собственно запись об увольнении. Обязательно укажите здесь причину увольнения и сошлитесь на соответствующий «увольнительный» пункт, статью закона;

в графе 4 запишите название документа (приказ/распоряжение руководителя предприятия), на основании которого внесена запись, его дату и номер.

Формулируем запись в графе 3. В Инструкции № 58 вы найдете несколько примеров «увольнительных» записей. Их объединяет главное требование — в графе 3 запись начинают словом «Звільнено», продолжают — словами «у зв’язку» или «за», а завершают — указанием конкретной причины увольнения со ссылкой на норму закона.

Например, при увольнении работника в связи с сокращением штата делают запись: «Звільнено за скороченням штату працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України».

При увольнении по собственному желанию указывают: «Звільнено за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України».

Если работник при увольнении по собственной инициативе имеет определенные льготы и преимущества, то в графе 3 трудовой книжки пишут, к примеру: «Звільнено за власним бажанням у зв’язку зі вступом до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».

В трудовой книжке умершего работника в графе 3 записывают: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», в графе 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения).

Кстати, в этом случае датой прекращения трудового договора, которую указывают в графе 2 трудовой книжки, будет дата смерти работника, независимо от того, работал умерший в этот день или нет (см. письмо от 31.12.2010 г. № 284/06/186-10).

Заверяем запись. Внесенную в трудовую книжку запись об увольнении нужно заверить. На это обращает внимание п. 4.1 Инструкции № 58.

Для этого строчкой ниже этой записи в графе 3:

— указывают должность ответственного лица, которое уполномочено заверять записи в трудовых книжках. Обычно в этой роли выступают руководитель предприятия или специально уполномоченное им лицо (чаще всего — специалист кадровой службы);

— напротив должности руководитель (или ответственное лицо) проставляет свою подпись;

— рядом с подписью вписывают инициалы и фамилию руководителя (или ответственного лица);

— ниже подписи руководителя (или ответственного лица) проставляют оттиск печати предприятия/отдела кадров (при наличии).

Выдаем трудовую книжку работнику. В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью ( ст. 47 КЗоТ, пп. 2.4 и 4.1 Инструкции № 58).

То есть запись об увольнении вносят в трудовую книжку в день увольнения работника. При этом день увольнения считается последним днем работы работника.

Например, если ваш работник увольняется 13.01.2017 г., то этот день для него еще рабочий.

Имейте в виду:

дата записи в трудовой книжке об увольнении должна совпадать с датой увольнения

Интересно, можно ли сделать запись об увольнении заранее (например, за день или за неделю), если конкретная дата увольнения точно известна? Лучше не рискуйте.

Ведь до назначенного дня многое может измениться — работник может заболеть, из-за чего придется перенести дату увольнения (если речь идет об увольнении по инициативе работодателя), а то и вовсе может передумать увольняться (это допускают ст. 38, п. 1 ст. 36 КЗоТ).

Поэтому, чтобы потом не пришлось заранее сделанную запись признавать недействительной, за заполнение трудовой книжки беритесь только в день увольнения работника, т. е. в последний день его работы.

А если работник в день увольнения отсутствует на работе? Тогда ему в этот день направляют почтовое уведомление с указанием на необходимость получить трудовую книжку.

Хотите переслать трудовую книжку по почте с доставкой по указанному адресу? Знайте: вы можете сделать это только с письменного согласия работника.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой? Ваш бывший работник не забрал свою трудовую книжку при увольнении? Тогда этот документ вам предстоит хранить у себя в течение 2 лет отдельно от трудовых книжек других работников. После окончания этого срока невостребованную трудовую книжку передайте в архив предприятия. Там ее нужно хранить не менее 50 лет, а впоследствии — уничтожить ( п. 6.2 Инструкции № 58).

Трудовую книжку умершего работника отдают на руки его близким родственникам под расписку или по их требованию направляют по почте ( п. 4.3 Инструкции № 58).

Чем грозит работодателю задержка в выдаче трудовой книжки? Действительно, а что будет, если работодатель по своей милости не выдаст своевременно трудовую книжку увольняющемуся работнику? Из-за такой задержки придется выплатить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула ( п. 4.1 Инструкции № 58).

В этом случае днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения необходимо издать приказ и внести запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенную запись о дне увольнения признают недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58.

Примеры заполнения трудовой книжки при увольнении

С теорией внесения «увольнительных» записей в трудовые книжки мы разобрались. Давайте перейдем к примерам заполнения «трудовых».

Источник: https://i.factor.ua/journals/nibu/2017/january/issue-01-02/article-24280.html

Ведение трудовых книжек — Audit-it.ru

Заполнение трудовой книжки при увольнении директора бюджетного учреждения

Ирина Егорова, юрист

Журнал «Учет в бюджетных учреждениях»

Общие правила ведения трудовых книжек

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Заполнение трудовой книжки подчиняется жестким правилам. Ошибки в оформлении трудовой книжки могут привести к признанию записей недействительными.

Между тем иногда именно записи в трудовой книжке обеспечивают пенсионные права работников.

Правила ведения трудовых книжек, внесения изменений в трудовую книжку, оформления записей об увольнении в трудовой книжке, а также порядок выдачи трудовой книжки при увольнении уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

К оформлению трудовой книжки работодателю надо относиться со всей серьезностью. Ведь впоследствии это избавит учреждение от возможных судебных споров с работником. Порядок внесения записей в трудовую книжку определен:

Заполнение трудовой книжки

В страховой стаж включаются, в том числе, периоды работы или иной деятельности на территории РФ лиц, застрахованных в соответствии с законодательством об обязательном пенсионном страховании. Основание – пункт 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).

При этом в соответствии с пунктом 6 этих Правил основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, как раз и считается трудовая книжка. Если записи о работе внесены в трудовую книжку, это исключает споры работника с органами ПФР по поводу подсчета стажа (апелляционное определение Вологодского областного суда от 3 апреля 2013 г. № 33-1490/2013).

Бывает, что сотрудник был допущен к работе, выполнял свои обязанности, однако сведения об этом в трудовую книжку не занесены. Но если суд установит факт трудовых отношений, то этот период деятельности также будет засчитан в стаж работника ( апелляционное определение Курского областного суда от 26 марта 2013 г. № 33-451/2013).

Помните и о заполнении в трудовой книжке раздела «Сведения о награждении».

Так, гражданин обратился в собес с требованием присвоить ему звание «Ветеран труда», ссылаясь на то, что он имеет почетную грамоту «Победитель социалистического соревнования 1983–1984 годов», однако в звании ему было отказано.

Верховный суд Республики Мордовия в  апелляционном определении от 12 марта 2013 г. № 33-483/2013 установил: запись о награждении в трудовую книжку не вносилась, что и послужило одним из оснований для признания отказа обоснованным.

Изменения в трудовой книжке

Иногда нужно внести изменения в трудовую книжку – например, если работник меняет фамилию. О смене фамилии (имени, отчества) сотрудник сообщает работодателю.

Для этого он представляет в кадровую службу учреждения ряд документов: паспорт гражданина РФ, оформленный на новую фамилию (имя, отчество), свидетельство о смене фамилии (имени, отчества), а также свидетельство о регистрации брака или о его расторжении.

На основании таких документов соответствующие изменения вносятся в трудовую книжку сотрудника, его личную карточку, трудовой договор и др. Для того чтобы отдел кадров издал приказ о смене фамилии (имени, отчества), сотрудник подает соответствующее заявление в свободной форме и подписывается прежней фамилией.

К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих смену фамилии (имени, отчества). Форма приказа об изменении персональных данных работника, как и форма заявления, законодательством не утверждена.

Согласно пункту 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изменение персональных данных сотрудника производится работодателем по последнему месту работы. Изменение фамилии в трудовой книжке вносят на первую страницу (титульный лист). При этом одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию (имя, отчество) и вписывают новую (п. 2.

3 Инструкции по заполнению трудовых книжек). На внутреннюю сторону обложки трудовой книжки вносят пояснения. В них указывают документы (их названия, номера и даты), на основании которых сделаны изменения.

Например: «Фамилия Миронова изменена на фамилию Соколова на основании свидетельства о заключении брака серии I-БО № 157312 от 14 июня 2014 г. и паспорта серии 32 98 № 768234, выданного отделением по району Богородское ОУФМС России по городу Москве в ВАО 2 июля 2014 г.».

Такую запись обязательно надо заверить подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек. Также изменения в трудовой книжке заверяются печатью учреждения (его кадровой службы).

Если на титульном листе и внутренней стороне обложки трудовой книжки нет места для внесения изменений, то надо вшить в трудовую книжку вкладыш. Он оформляется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее недействителен (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Оформление в трудовой книжке совместительства и совмещения профессий

Если сотрудник долго отсутствует и необходимо его замещение, то можно оформить внутреннее совместительство или совмещение профессий (должностей). И то, и другое можно сделать только на основании заявления работника. Записи в трудовой книжке при этом оформляются по-разному.

Запись о совмещении профессии (должности) в трудовую книжку работника не вносится. Это следует из положений Правил ведения и хранения трудовых книжек, и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору по основной работе.

На основании этого допсоглашения работодатель издает соответствующий приказ о совмещении профессии (должности), где указываются содержание и объем дополнительной работы, размер доплаты за нее и срок, на который установлена доплата.

Внутреннее совместительство не стоит путать с совмещением профессий (должностей). Согласно части 1 статьи 60.1 Трудового кодекса РФ, внутренним совместительством признается выполнение другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя. Такая работа выполняется в свободное от основной работы время.

В этом случае с работником заключается второй трудовой договор. Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку сотрудника по его желанию на основании документа, подтверждающего такую работу (ст. 66 Трудового кодекса РФ). В данном случае раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется в следующем порядке (п. 3.

1 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

  • графа 1 – порядковый номер записи;
  • графа 2 – дата приема на работу в качестве внутреннего совместителя;
  • графа 3 – запись о принятии (назначении) сотрудника в качестве совместителя в структурное подразделение учреждения (если в трудовом договоре указано конкретное структурное подразделение, то его также нужно внести в данную графу), также вносятся должность, специальность, профессия с указанием квалификации;
  • графа 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовой договор прекращается в последний день работы работника, исключение составляют случаи, когда работник не работает, но за ним сохраняется место работы (должность). Выдача трудовой книжки работнику производится в день прекращения трудового договора.

Если работник не получает заработок в результате задержки выдачи трудовой книжки, то сумму возмещает бывший работодатель. Такой факт признается случаем незаконного лишения работника права трудиться, и работодатель привлекается к материальной ответственности ( ст. 234 Трудового кодекса РФ).

Днем увольнения (прекращения трудового договора) при этом считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку.

Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Если работник отсутствует на работе или отказывается получать трудовую книжку, то ему направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки работнику снимается в случаях, если:

  • уведомление работнику отправлено;
  • последний день работы не совпадает с днем увольнения ( ст. 81 или ст. 83 Трудового кодекса РФ);
  • увольняется женщина, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью 2 статьи 261 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, чтобы избежать санкций, уведомление необходимо отправить ценным письмом с описью вложения. При этом нужно получить письменное согласие работника. После увольнения трудовая книжка выдается не позднее трех рабочих дней со дня письменного обращения работника (п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если работник отказывается лично получить трудовую книжку в установленный срок, работодатель оформляет акт об отказе.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте. При этом родственники обращаются в учреждение с письменным заявлением о выдаче (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Все записи, которые вносятся в трудовую книжку работодателем, заверяются подписями и печатью учреждения. Подпись может поставить как руководитель учреждения, так и кадровик. Это установлено пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Исключение составляют случаи, указанные в пункте 36 данных Правил.

Запись об увольнении в трудовой книжке

На практике некоторые уволенные работники оспаривают через суд формулировку записи об увольнении в трудовой книжке.

Если дело выиграно, то в соответствии с пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки.

В него переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением той, которая признана недействительной ( апелляционное определение Самарского областного суда от 19 ноября 2012 г. № 33-10574).

Согласно статье 394 Трудового кодекса РФ, суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула, в случае если неправильная формулировка основания или причины увольнения в трудовой книжке препятствовали поступлению сотрудника на другую работу.

Однако если необоснованная запись об увольнении в трудовой книжке не могла помешать уволенному сотруднику устроиться на другую работу, получить с бывшего работодателя оплату за время вынужденного прогула ему не удастся (апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 9 апреля 2013 г.

№ 33-1003/13).

Записи в трудовой книжке и оформление пенсии

Случается, что при обращении в ПФР за пенсией только трудовая книжка и помогает ее получить. Так, Пенсионный фонд РФ отказался включить гражданке в страховой стаж периоды ее работы в организации из-за отсутствия сведений об этом в выписке из индивидуального лицевого счета. Отметим, что индивидуальные сведения в ПФР на гражданку работодатель не представлял.

Однако в постановлении Конституционного суда РФ от 10 июля 2007 г. № 9-П отмечено, что законодатель не установил достаточных гарантий для обеспечения прав застрахованных лиц, в случае если взносы за них страхователь не уплачивает или уплачивает не полностью.

В результате в страховой стаж граждан, надлежащим образом выполнявших работу по трудовому договору и в силу закона признанных застрахованными лицами, не засчитываются периоды работы, за которые страховые взносы начислялись, но не уплачивались.

Тем самым граждане безосновательно лишаются части своей трудовой пенсии, чем нарушаются их гарантируемые права. Конституционный суд РФ счел это незаконным.

Согласно его постановлению, до появления специального нормативного акта права застрахованных лиц, работавших по трудовому договору, на получение трудовой пенсии с учетом предшествовавшей ее назначению (перерасчету) трудовой деятельности при неуплате или ненадлежащей уплате их страхователями (работодателями) страховых взносов в ПФР обеспечивает государство.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/776711.html

Общие требования к оформлению увольнения

Заполнение трудовой книжки при увольнении директора бюджетного учреждения

В этой консультации речь пойдет об общих требованиях к документальному оформлению увольнения работника. Кроме того, мы рассмотрим особенности процедуры увольнения директора и главного бухгалтера.

Основания для прекращения трудовых отношений

Основания для прекращения трудовых отношений между работником и работодателем установлены КЗоТом. Условно их можно разделить на три группы:

  • по инициативе работника (ст. 38, 39);
  • по инициативе работодателя (ст. 40, 41);
  • прочие основания (ст. 36).

Документальное оформление увольнения

Любое увольнение работника оформляется приказом, составленным либо по типовой форме № П-4, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489, либо в произвольной форме.

Сразу оговоримся, что действующее законодательство не обязывает субъектов хозяйствования (далее – СХ) применять только типовые формы кадрового учета. Поэтому СХ могут использовать типовую форму приказа либо изменить ее с учетом специфики своего производства или вида деятельности.

Самостоятельно разработанная предприятием форма приказа должна содержать все необходимые реквизиты, которые можно позаимствовать из типовой формы.

Кроме того, при документальном оформлении увольнения можно воспользоваться п. 4.4 ДСТУ 4163-2003 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003, утвержденные приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55), согласно которому обязательными реквизитами приказа являются:

  • наименование предприятия;
  • название вида документа (в нашем случае – приказ);
  • дата составления;
  • регистрационный индекс (номер). Указывается порядковый номер, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел (например, «Приказ № 32-к», где «к» означает, что это кадровый приказ);
  • заглавие документа, из которого должно быть понятно, о чем приказ (например, «Об увольнении»);
  • текст приказа с полной формулировкой основания для увольнения со ссылкой на пункт и статью КЗоТа;
  • подпись.

Приказ составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем предприятия. Один экземпляр приказа передается в отдел кадров для оформления трудовой книжки работника, другой – в бухгалтерию для проведения окончательного расчета с увольняемым. Работник должен быть ознакомлен с таким приказом под подпись.

Действующее законодательство не предусматривает конкретные сроки издания приказа об увольнении. Целесообразно сделать это за несколько дней до увольнения, чтобы бухгалтерия смогла своевременно произвести полный расчет с работником, а кадровая служба – выдать ему надлежащим образом оформленную трудовую книжку.

Проведение расчета с работником и выдача ему трудовой книжки

В день увольнения работодатель обязан:

1) выдать работнику трудовую книжку. При ее получении работник расписывается в личной карточке и книге учета трудовых книжек.

Если работник отсутствует в день увольнения, то ему нужно по почте выслать уведомление о необходимости получить трудовую книжку (п. 4.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г.

№ 58). При этом следует учесть, что пересылка трудовой книжки по почте допускается только с письменного согласия работника;

2) выплатить все причитающиеся работнику суммы: зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск, а также выходное пособие в случаях, установленных законодательством, коллективным или трудовым договором (ст. 47, 116 КЗоТ);

3) по требованию работника выдать ему справку о работе на данном предприятии с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера зарплаты (ст. 49 КЗоТ);

4) в случае увольнения по инициативе работодателя выдать работнику на руки копию приказа об увольнении (ч. 2 ст. 47 КЗоТ).

Чем грозит работодателю несвоевременный расчет с уволенным работником?

Как уже было отмечено, в день увольнения работнику должны выплатить зарплату за отработанное время, компенсацию за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска, а также выходное пособие (в случаях, определенных ст. 44 КЗоТ).

О начисленной при увольнении сумме работодатель должен письменно уведомить работника перед ее выплатой (ст. 116 КЗоТ). Если работник в день увольнения не работал, тогда указанная сумма должна быть выплачена ему не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете.

Норма ст. 117 КЗоТ предусматривает ответственность работодателя за задержку расчета при увольнении. Так, если в день увольнения суммы, причитающиеся работнику, не были выплачены (при отсутствии спора об их размере) по вине работодателя, последний должен выплатить работнику средний заработок за все время задержки по день фактического расчета.

Кроме того, несвоевременный расчет с уволенным работником может обернуться для работодателя серьезными санкциями, а именно:

  • должностных лиц предприятия или работодателей-предпринимателей могут привлечь к административной ответственности согласно ст. 41 КУоАП в виде штрафа в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.);
  • к работодателю могут применить финансовую ответственность. По нашему мнению, несвоевременный расчет с работником при увольнении может быть расценен как прочее наруше-ние трудового законодательства согласно абзацу восьмому ч. 2 ст. 265 КЗоТ. В таком случае размер штрафа будет составлять 1 МЗП (на 1 января 2017 года – 3 200 грн.). Постановление о применении штрафных санкций выносят органы Гоструда.

Нюансы увольнения директора и главбуха

При увольнении директора и/или главного бухгалтера следует соблюдать общие требования трудового законодательства к процедуре увольнения (они касаются всех работников) и выполнить ряд специальных действий.

Рассмотрим эту процедуру пошагово.

Шаг 1. Объявление конкурса для избрания руководителей учреждений, заведений на условиях контракта.

Напомним, что заключение трудовых договоров на условиях контракта осуществляется с руководителями:

  • учебных заведений, находящихся в государственной собственности и подчиненных Минобразования и другим министерствам, ведомствам (ст. 20 Закона от 23.05.91 г. № 1060-XII «Об образовании»);

Источник: https://uteka.ua/publication/budget-13-byudzhet-oplata-truda-i-kadrovaya-rabota-50-obshhie-trebovaniya-k-oformleniyu-uvolneniya

Трудовая книжка: правила заполнения

Заполнение трудовой книжки при увольнении директора бюджетного учреждения

Кадровые документы для «трудовых» проверок

В консультации «Трудовая книжка: основные правила оформления» мы рассмотрели правила оформления трудовой книжки, здесь же расскажем, как правильно ее заполнять с учетом всех требований законодательства.

Разделы трудовой книжки

Трудовая книжка содержит следующие разделы:

  • сведения о работнике (Ф. И. О., дата рождения);
  • сведения о работе (наименование предприятия, записи о приеме, переводе и увольнении);
  • сведения о награждениях (информация о награждениях государственными наградами Украины);
  • сведения о поощрениях (за успехи в работе, открытия, изобретения и т. д.). Как вносить записи о поощрениях, см. «Поощрения и вознаграждения: вносим запись в трудовую книжку»;
  • сведения о назначении пенсии. В случае назначения пенсии по возрасту или за выслугу лет органы ПФУ ставят в трудовой книжке в разделе «Сведения о назначении пенсии» штамп «Пенсия назначена» (п. 2.30 Инструкции № 58).

Какую информацию не вносят в трудовую книжку?

В трудовую книжку не вносятся следующие данные:

  • премии, предусмотренные системой оплаты труда, или выплаты, имеющие регулярный характер;
  • наложенные на работника взыскания (выговоры);
  • характер трудового договора, по которому принимается работник (срочный или бессрочный);
  • испытательный срок;
  • пребывание работника в социальном отпуске (в связи с беременностью и родами, по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста);
  • пребывание работника в отпуске без сохранения зарплаты, предоставленном по медицинским показаниям для ухода за ребенком до 6 лет;
  • временный перевод на другую работу, совмещение профессий (должностей) или выполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги;
  • перемещение внутри предприятия на другое место работы, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в рамках специальности, квалификации или должности, определенной трудовым договором.

Заполнение титульного листа

При первом заполнении трудовой книжки сначала надо сделать запись на титульном листе (на с. 1 – на украинском языке и на с. 33 – на русском, если книжка заполняется и на русском). В частности, на титульном листе указываются:

  • сведения о работнике (Ф. И. О. без сокращений);
  • дата рождения (на основании данных паспорта или свидетельства о рождении);
  • дата заполнения.

Правильность внесенной информации работник должен заверить своей подписью. Титульный лист трудовой книжки подписывается работником кадровой службы или другим лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, и заверяется печатью предприятия (см. образец 1).

1 из 1

Общие правила

Работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу, переводе на другую работу, поощрении, увольнении.

Именно на основании этого приказа вносится запись в трудовую книжку.

В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на такой приказ (см. образец 2).

1 из 1

Между записями в трудовой книжке не должно быть пропущенных строк. Это делается с целью предотвращения возможных нарушений (например, неправомерное внесение периодов работы, переводов на другую должность и т. п.).

С записями о приеме, переводе и увольнении работодатель знакомит работника под подпись. Для этого в личную карточку работника (типовая форма № П-2, утвержденная Приказом № 495) вносится соответствующая запись (следует в точности повторить запись в трудовой книжке), напротив которой работник должен поставить свою подпись.

Сроки внесения записей

Записи вносятся:

  • о приеме и переводе – в течение недели;
  • об увольнении – не позже даты увольнения.

Внесение записи о приеме и переводе

Перед внесением записи о приеме на работу в графе 3 в виде заголовка (перед самой записью) необходимо написать полное наименование предприятия (учреждения, организации), включая название его организационно-правовой формы. Вместо записи можно также поставить специальный штамп (при наличии) с указанием названия предприятия. При этом графы 1, 2 и 4 не заполняются.

Записи о приеме или переводе работника на другую работу необходимо делать согласно Классификатору профессий ДК 003:2010 (далее – Классификатор) и Инструкции № 58.

Наименование должности в трудовой книжке, как и в приказах, и в штатном расписании, должно отвечать наименованию профессий и должностей из Классификатора (подробнее об оформлении приема на работу см. «Принимаем на работу по трудовому договору»).

Внесение записи об увольнении

При внесении записи об увольнении надо обязательно указать норму законодательства, согласно которой увольняется работник. Формулировки могут быть, к примеру, следующими:

  • «Уволен по собственному желанию, ст. 38 КЗоТ Украины»;
  • «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины»;
  • «Уволен в связи с сокращением штатовработников, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины»;
  • «Уволен в связи с систематическим невыполнением трудовых обязанностей без уважительных причин, п. 3 ст. 40 КЗоТ Украины» и т. д.

Подробнее об оформлении увольнения см. «Общие требования к увольнению», «Увольнение работника: собственная инициатива», «Увольнение работника: инициатива работодателя», «Увольнение: образцы документов».

Прочие записи

Кроме записей о приеме, переводе и увольнении, по месту работы в трудовую книжку отдельной строкой вносят записи о периодах прочей деятельности, а именно (п. 2.18 Инструкции № 58):

  • о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы. Эта запись делается на основании данных военного билета;
  • времени обучения в вузе, а также времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре. Запись вносят на основании информации из диплома.

Оформление вкладышей в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выдается в том случае, когда все страницы соответствующего раздела книжки (например, сведения о работе) уже заполнены (п. 3.1 Инструкции № 58).

При каждой выдаче вкладыша на титульной странице книжки ставится штамп размером 10 x 25 мм и делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Записи в него вносятся в том же порядке, как и в трудовую книжку.

Независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (образца 1938-го или 1974 года), ему выдается вкладыш нового образца.

Выдача дубликата трудовой книжки

Правила выдачи дубликата трудовой книжки прописаны в разд. 5 Инструкции № 58. Дубликат выдается, если:

  • трудовая книжка утеряна;
  • трудовая книжка непригодна для использования (испачкана, обгорела, разорвана);
  • по требованию работника, когда запись в трудовой книжке была признана недействительной.

В правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Если же дубликат выдан вместо трудовой книжки, которая пришла в непригодность, на первой странице испорченной книжки производится запись «Выдан дубликат», и эта книжка возвращается владельцу.

Если работник ранее уже работал, то работодатель, выписывая ему дубликат трудовой книжки, перед первой записью в графе 3 раздела «Сведения о работе» вносит сначала запись о его общем стаже работы. Эти данные записывают суммарно, то есть указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, где, когда и на какой должности он работал в прошлом.

Далее общий трудовой стаж расписывается по отдельным периодам работы, при условии, что работник предоставит сведения об этих периодах (справки или заверенные в установленном порядке копии приказов с предыдущих мест работы). Без таких документов записи не вносятся.

Если документы, на основании которых делались записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносят только сведения, имеющиеся в этих документах.

В разделе «Сведения о работе» указывают (см. образец 3):

  • в графе 2 – дату приема (перевода, увольнения) работника;
  • графе 3 – наименование предприятия, на котором работал работник, а также цех (отдел) и должность (работу), на которую он был принят;
  • графе 4 – наименование, дату и номер документа, на основании которого выполнена запись в дубликате.

И только потом пишут название предприятия, которое выдает дубликат, и сведения о работе на этом предприятии. Оформляя дубликат трудовой книжки, последний работодатель не удостоверяет своей подписью и печатью каждую внесенную запись о предыдущих местах работы. Удостоверению подлежит только запись об увольнении работника.

1 из 1

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-zarplaty-i-kadry-3-trudovaya-knizhka-pravila-zapolneniya

Ветка права
Добавить комментарий